Réaliser un cahier des charges personnalisé afin de trouver l’outil le plus performant et de l’adapter aux spécificités métiers de l’entreprise avec un bon rapport qualité-prix.
Retrouver le gain financier de cette mission
Contexte:
Après une analyse rapide du marché et une démonstration prometteuse, une société a choisi un fournisseur réputé pour son système ERP, pensant que cette solution prête à l’emploi répondrait parfaitement à leurs besoins. Cependant, dès le début de la mise en œuvre, des problèmes sont apparus (décalage entre attentes et solution proposée).
Auditer l’entreprise :
- 1. Compréhension des processus métiers : Examen et analyse en détail des processus opérationnels de l’entreprise, y compris la gestion des ventes, des achats, de la production, de la logistique, des finances, des ressources humaines, etc.
- 2. Identification des lacunes et des besoins : Identification des points faibles, des inefficacités et des défis rencontrés dans les processus actuels. Détermination des besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion de données, de flux de travail et de rapports.
- 3. Analyse des systèmes existants : Évaluation des systèmes logiciels existants utilisés par l’entreprise, ainsi que leur intégration avec d’autres applications et leur capacité à répondre aux besoins actuels et futurs.
- 4. Évaluation des ressources et de l’infrastructure : Examen des ressources humaines disponibles, des compétences techniques et des infrastructures informatiques pour déterminer la capacité de l’entreprise à mettre en œuvre et à maintenir un nouveau système ERP.
Définition du cahier des charges :
- 1. Objectifs et exigences fonctionnelles : Définition claire des objectifs commerciaux et des fonctionnalités requises du système ERP, en se concentrant sur les processus métiers critiques et les besoins spécifiques de l’entreprise.
- 2. Critères de sélection : Identification des critères de sélection pour évaluer les solutions ERP disponibles sur le marché, en tenant compte de facteurs tels que la convivialité, la flexibilité, la capacité de personnalisation, le support technique, etc.
- 3. Intégrations requises : Identification des intégrations nécessaires avec d’autres systèmes et applications utilisés par l’entreprise, tels que les systèmes de comptabilité, de gestion des ressources humaines, de gestion de la chaîne d’approvisionnement, etc.
- 4. Contraintes budgétaires et temporelles : Définition des contraintes budgétaires et temporelles pour la mise en œuvre du projet ERP, en fixant des échéanciers réalistes et en déterminant les ressources disponibles pour le projet.
- 5. Sécurité et conformité : Spécification des exigences en matière de sécurité des données et de conformité aux réglementations sectorielles ou gouvernementales, telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
- 6. Documentation des processus : Documentation des processus métiers existants et des flux de travail proposés dans le cadre du nouveau système ERP, afin de faciliter la configuration et la personnalisation du logiciel.
Résultat:
En conséquence, l’implémentation de l’ERP a été un échec coûteux pour cette PME. L’entreprise a dû revenir en arrière et revoir sa stratégie. Après une réévaluation minutieuse de ses besoins et une sélection plus rigoureuse par nos services, nous avons opté ensemble pour une solution ERP plus flexible et personnalisable, mieux adaptée à ses opérations en constante évolution. Avec une mise en œuvre réussie de cette nouvelle solution, cette PME a pu surmonter les défis précédents et améliorer ses performances opérationnelles.
L’audit et la définition du cahier des charges d’un ERP sont des étapes cruciales pour garantir le succès de la sélection et de la mise en œuvre d’un système ERP qui répond aux besoins spécifiques et aux objectifs commerciaux de l’entreprise.
Retour sur Investissement « R.O.I. »:
- Le système ERP choisi n’était pas suffisamment flexible et personnalisable pour s’adapter aux processus métier complexes de cette PME. De nombreux flux de travail et besoins spécifiques ne pouvaient pas être pris en charge, ce qui a entraîné des retards et des inefficacités. Le nouveau système a été défini et personnalisé par les utilisateurs, il répond aux critères de performance des processus métiers.
- Les employés de cette PME ont rencontré des difficultés à utiliser le nouveau système ERP en raison de son interface complexe et de son manque d’intuitivité. La prise en main n’était toujours pas réalisé au bout de 12 mois. Seulement 1 mois de prise en main pour ce nouvel ERP,
- Retour de l’enquête: Qualité de vie améliorée et diminution du stress.
- Utilisation d’un ERP avec bon rapport qualité/prix: 50% d’économie par rapport au produit précédent & création d’apps sans licence par notre équipe.
- ROI en incluant l’audit (avec le temps du personnel), la conception des outils et le déploiement/formation par rapport au coût financier de l’ERP précédent, performance, diminution des frais de fonctionnement: 5 mois.
